5 cách quản lý kho bãi hiệu quả

Hiện nay các công ty đều có kho bãi riêng, thế nhưng việc quản lý kho bãi thiếu khoa học đã gây ra nhiều rắc rối thậm chí gây thiệt hại về kinh tế cho công ty

1. Kinh nghiệm chung trong quản lý kho

Quản lý kho không hề đơn giản, cần có kỹ thuật và cách sắp xếp phù hợp giữa các công việc trong một khâu nào đó để các hoạt động được diễn ra thông suốt. Về cơ bản, để hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình thì người quản trị cần phải lưu ý một số những điều sau:

– Sắp xếp kho thành phẩm vật tư, nguyên vật liệu theo từng vị trí và theo nguyên tắc nhập trước xuất trước.

– Mỗi loại sản phẩm sẽ có một thẻ kho được công nhân cập nhật thường xuyên số liệu

– Cần xác định chính xác lệnh xuất hàng đóng hàng và lệnh sản xuất xưởng

– Liên hệ chính xác bên giao hàng vật tư phụ liệu sắp xếp thời gian vào hàng

– Những người lên hàng là những người nhanh nhẹn theo tiêu chuẩn công ty

– Phải biết được tính cách của từng công nhân để giải thích và tác động vào họ để làm việc có hiệu quả cao nhất

– Tìm kiếm những người bạn tin tưởng và giao việc

2. Kinh nghiệm để trở thành một thủ kho “hoàn hảo”

Muốn trở thành một người thủ kho “hoàn hảo” , ngoài một số gạch đầu dòng công việc vẫn làm thì bạn sẽ phải cố gắng rất rất nhiều, chẳng hạn như : thường xuyên nghe ngóng thông tin, nắm bắt kế hoạch sản xuất, giao nhận hàng để đáp ứng kịp thời đảm bảo thuận lợi cho quá trình sản xuất kinh doanh. Thường xuyên kiểm tra kho, hàng hóa trong kho để nắm được thông tin cũng như chất lượng của sản phẩm hàng hóa để từ đó góp ý, đề xuất với giám đốc trong chiến lược kinh doanh.

Cụ thể, những kinh nghiệm khi làm thủ kho mà bài viết đem lại cho bạn là :

– Thủ kho chịu trách nhiệm hướng dẫn và kiểm soát việc xếp dỡ.

– Thủ kho phải đảm bảo rằng các công cụ và cách thức xếp dỡ được sử dụng là phù hợp và không làm tổn hại đến sản phẩm được xếp dỡ.

– Chỉ có thủ kho mới có quyền được đưa hàng hóa vào hay chuyển dịch chúng từ các vị trí trong kho bãi

– Trước khi nhập hàng, thủ kho có trách nhiệm sắp xếp mặt bằng sạch sẽ và ngăn nắp gọn gàng

– Hướng dẫn người xếp hàng để, đặt hàng đúng vị trí

– Hàng hóa trong quá trình xếp dỡ, di chuyển phải nhẹ nhàng tránh va chạm, đổ vỡ

– Không xếp hàng hóa ở ngoài trời

– Các khu vực dễ có nước mưa hắt vào khi mưa lớn phải thiết kế các giá (palet) để trưng hàng

– Hàng hóa sau khi xuất xong phải được thu xếp gọn gàng, tạo không gian cho các hàng hóa khác, loại hàng nào dư phải để vào khu vực riêng.

3. Kinh nghiệm lưu kho

Nhân viên kho có trách nhiệm ghi thẻ bài đầy đủ cho mỗi mã hàng bao gồm mã hàng, màu, kích cỡ, kích thước, khách hàng. Thẻ bài được gắn vào nơi để hàng hóa.

Thủ kho chịu trách nhiệm lập sơ đồ kho, sơ đồ phải thể hiện lối đi, vị trí đặt các kệ hàng hóa. Mỗi kệ phải được đánh dấu, ghi số kệ.

Thủ kho chịu trách nhiệm tổ chức an toàn chống cháy nổ trong kho, kiểm tra nơi để bình phòng cháy chữa cháy

4. Kinh nghiệm thanh lý hàng hóa

Đối với hàng hóa, nguyên vật liệu còn dư thì phải tiến hành thanh lý.. Sau khi nhận được thông tin thanh lý, kho tiến hành kiểm tra lại số hàng đã nhập xuất, lập báo cáo xuất nhập. Với các loại hàng hóa nguyên vật liệu còn dư thì để riêng, chờ ý kiến của bộ phận bán hàng

Nếu quá thời hạn một tháng kể từ ngày nhận được thông tin thanh lý mà chưa nhận được ý kiến bộ phận bán hàng, kho phải chủ động thông tin tới bộ phận bán hàng để sớm giải phóng lô hàng.

5. Kinh nghiệm trong việc kiểm kê kho

Kiểm kê kho định kỳ được thực hiện 6 tháng một lần nhằm mục đích : xác nhận số lượng (phù hợp với hồ sơ hàng hóa), chất lượng (nhận biết, hư hại, suy giảm chất lượng, bao gói). Việc kiểm tra do ban kiểm kê thực hiện

Kết quả kiểm tra phải được ghi lại trong biên bản kiểm kho

Mọi sản phẩm không phù hợp được phát hiện phải được cách ly, đánh dấu và chờ ý kiến xử lý của Ban Giám đốc.

Read More

Các loại KPI

Có một hiện trạng khá phổ biến khi các chuyên viên nhân sự luôn luôn suy nghĩ rằng KPI là các thước đo thành tích đầu ra . Thực chất KPI theo nghĩa tiếng Anh là Key Performance Indicator – hệ thống chỉ số đo lường mức độ hoàn thành công việc. Việc hiểu nhầm và áp dụng máy móc hệ thống KPI sẽ tạo ra những bất cập trong hệ thống đánh giá trong công ty. 

KPI có thể thuộc ba loại như sau:

1. Hệ thống KPI tập trung vào đầu ra – output: 

Các KPI đầu ra output quá quen thuộc với các chuyên viên nhân sự. hệ thống KPI output cho phép thực hiện công tác đánh giá nhanh và hiệu quả. Tuy nhiên hệ thống này có các yếu điểm là không cân nhắc tốt tình hình thay đổi trên thị trường kinh doanh, không khuyến khích phát triển, tạo điều kiện cho nhân viên tập trung vào các giải pháp ngắn hạn tình thế.

2. Hệ thống KPI hành vi – behavior:

Các KPI về hành vi tương đối mới đối với các chuyên viên nhân sự Việt Nam. Các KPI hành vi rất thích hợp với các vị trí mà đầu ra rất khó lượng hóa. Ví dụ tại vị trí chuyên viên dịch vụ khách hàng, các hành vi như tích cực làm việc, chăm chỉ, cẩn thận là những yếu tố tiên quyết đảm bảo đầu ra tại vị trí làm việc

3. Hệ thống KPI năng lực – competencies: 

Các KPI về năng lực chú trọng vào khả năng của người nhân viên. Hệ thống KPI năng lực tập trung vào nguyên nhân thay vì kết quả như trong hệ thống KPI tập trung vào đầu ra.

Các chuyên viên nhân sự khi triển khai hệ thống đánh giá thường băn khoăn và tự hỏi hệ thống KPI như thế nào là tốt nhất. Chúng ta có nên tập trung vào đầu ra trong khi đảm bảo các KPI về năng lực và hành vi được áp dụng phù hợp không ? Bài toán áp dụng hệ thống KPI tương tự như một vị thầy lang có được các vị thuốc. Bản thân các vị thuốc không quan trọng bằng liều lượng các vị thuốc được áp dụng cho một bệnh nhân cụ thể trong hoàn cảnh cụ thể. Điều chỉnh tỷ lệ các nhóm KPI cho từng vị trí công việc, trong từng hoàn cảnh môi trường kinh doanh sẽ quyết định tính hiệu quả của công tác nhân sự. 

Một số chỉ dẫn sau đây sẽ giúp phòng nhân sự xác định tỷ lệ hợp lý cho ba loại nhóm KPI nói trên:

1.Vị trí công việc: 

Vị trí công việc đóng vai trò quyết định tỷ lệ ba nhóm KPI. Tại vị trí chuyên viên nghiên cứu R & D, hệ thống KPI tập trung đầu ra sẽ không hiệu quả do nghiên cứu phát triển mang tính chất rủi ro và bất định cao. Đảm bảo chi phí và các hoạt động hỗ trợ R & D không đảm bảo 100 % thành công. Áp tỷ lệ KPI output sẽ tạo ra những áp lực vô hình cho chuyên viên nghiên cứu. Tuy nhiên tại vị trí giám sát bán hàng FMCG, hệ số KPI output sẽ phải chiếm tỷ trọng lớn nhất.  Cũng tương tự, hệ thống KPI năng lực sẽ phù hợp với các vị trí nhân viên trẻ.

2. Chiến lược kinh doanh:

Chiến lược kinh doanh tác độn sâu sắc tới hệ thống chỉ tiêu đánh giá. Một công ty có chiến lược kinh doanh dài hạn và bền vững sẽ có trọng số hệ thống KPI về năng lực và hành vi nhiều hơn công ty tập trung vào ngắn hạn.

3. Năng lực của phòng nhân sự: 

Năng lực hiện hữu của phòng nhân sự và các cấp quản lý cũng là yếu tố quyết định lựa chọn hệ thống KPI. Hệ thống KPI tập trung về ouput sẽ không đòi hỏi năng lực chuyên môn của phòng nhân sự. Trái lại, hệ thống KPI về năng lực và hành vi sẽ đòi hỏi năng lực cao hơn do phòng nhân sự cần xác định rõ ràng mối liên kết giữa kết quả và hành vi/ năng lực.

4. Áp lực môi trường kinh doanh: 

Áp lực môi trường kinh doanh ảnh hưởng ngắn hạn tới hệ thống KPI đánh giá. Các ngân hàng là một ví dụ cụ thể khi tất cả các nhân viên đều phải đảm bảo chỉ số huy động vốn.

Read More

KPI và những cách hiểu sai lầm

Khi nhắc đến KPI- chỉ số đo lường hiệu suất, không còn quá xa lạ với các nhà quản lý, các doanh nghiệp trong và ngoài nước, vì chỉ số này được áp dụng đa dạng trong nhiều lĩnh vực. Tuy nhiên, hiện nay thì có đến 90% trong số họ gặp khá nhiều khó khăn khi xây dựng và thiết kế các chỉ số KPI’s để phục vụ trong công việc đánh giá.

Những vấn đề mà doanh nghiệp Việt Nam thường hay mắc phải đó là:

1.Bất cứ chỉ tiêu đánh giá lượng hóa nào cũng được gọi tên là KPI. 

Đây là một sai lầm điển hình. Quá nhiều doanh nghiệp đang mô tả hệ thống chỉ tiêu đánh giá lượng hóa của mình là KPI mà không lý giải được phương pháp thiết kế và sử dụng chỉ tiêu kết quả và hiệu quả hoạt động nào có thể được gắn tên là KPI. Thậm chí những tiêu chí không hề mang tính chủ chốt để đánh giá chức năng và mục tiêu quan trọng của doanh nghiệp, bộ phận hay cá nhân cũng vẫn cứ gọi là KPI. Điều này tạo nên cách hiểu sai lệch của số đông nhà quản lý về bản chất của KPI trong điều hành doanh nghiệp.

2. Vận hành hệ thống KPI không gắn với trả lương, thưởng

Còn nhiều doanh nghiệp giao chỉ tiêu và đánh giá nhưng không có những tác động nhằm tạo sự khác biệt giữa thành tích và hòa thành căn bản công việc, giữa kết quả vượt trội với kết quả thông thường. Sự thiếu đồng bộ này khiến cho các bộ phận và cá nhân nhân viên không có động lực thực sự để đạt được các chỉ tiêu này, dẫn tới việc áp dụng KPI mang tính hời hợt và không thực chất.

3.Thiết kế quá nhiều chỉ tiêu KPI cho một bộ phận, vị trí

Điều này khiến cho sự tập trung vào từng chỉ tiêu thấp và có xu hướng bị cào bằng. Việc phân tán quá nhiều chỉ tiêu cũng khiến cho các bộ phận và cá nhân mất đi sự tập trung vào chỉ tiêu trọng yếu. Khi đó, có thể xảy ra tình huống là nhiều hoặc toàn bộ các cá nhân, bộ phận được đánh giá hoàn thành nhiệm vụ mà công ty không đạt được mục tiêu chủ đạo của mình.chi-so-kpi-pmsLạm dụng KPI trong quản lý. Tình trạng coi KPI là liều thuốc bách bệnh, đánh giá sự có mặt của KPI trong hệ thống quản lý (chứ không phải là sử dụng hiệu quả KPI) quá cao dẫn đến việc xây dựng hệ thống chỉ tiêu KPI cho đồng loạt tất cả các vị trí. Điều này khiến doanh nghiệp lãng phí thời gian, công sức của quản lý và nhân viên trong việc thiết kế và theo dõi những chỉ tiêu này, trong khi đối với nhiều vị trí nhân viên, không nhất thiết phải có KPI. Điều này đặc biệt lãng phí trong các doanh nghiệp lớn, đông nhân viên. Thay vào đó nên sử dụng một số chỉ tiêu mang tính vận hành, PI.

4. Giao chỉ tiêu KPI không gắn với hệ thống giao việc theo chuẩn 

Rất nhiều doanh nghiệp coi việc giao chỉ tiêu chỉ dựa trên các bản phân công giao việc của cấp trên cho bộ phận và / hoặc cá nhân, mà không chắc chắn rằng những công việc được giao đó là dựa trên những nguyên tắc phân bổ chức năng. Nếu thiếu chuẩn chức năng, việc giao chỉ tiêu KPI sẽ làm lãng phí nguồn lực mà bộ phận hoặc nhân viên đầu tư để đạt được kết quả khi có sự chồng chéo, lặp lại trong thực hiện một công việc. Việc chuẩn hóa lại phân bổ chức năng cho bộ phận và cho các chức danh, giao việc cho cá nhân theo chức danh là một điều kiện tiên quyết để triển khai hệ thống KPI.

 5. Xây dựng KPI không cần đến chiến lược

Về bản chất của phương pháp BSC, hệ thống chỉ tiêu KPI phải được xây dựng từ chiến lược. Hệ thống chỉ tiêu KPI phải bám sát Bản đồ chiến lược hoặc các yếu tố thành công then chốt (CSF – Critical Success Factors). Nếu không đảm bảo điều kiện này, các chỉ tiêu thiết kế chỉ là những mục tiêu mang tính vận hành, nhằm đạt được các mục tiêu chức năng, hay tạm gọi là PI (chỉ số hiệu quả).

Read More

Bảo trì máy móc

1. Bảo trì máy móc mang lại lợi ích cao

Qua kết quả điều tra người ta nhận thấy rằng trong một năm nếu tăng chỉ số khả năng sẵn sàng của máy móc, thiết bị lên 1% thì hiệu quả kinh tế mang lại cho các đơn vị sản xuất sẽ rất lớn:

- Nhà máy thép: khoảng  10 tỷ đồng, nhà máy giấy: khoảng 11 tỷ đồng, nhà máy điện: khoảng  10 tỷ đồng, nhà máy xi măng: khoảng  21 tỷ đồng, nhà máy hoá chất: khoảng  5 tỷ đồng.

Vì vậy nếu có những giải pháp quản lý bảo trì và các kỹ thuật bảo trì thích hợp, doanh nghiệp sẽ nhận được nhiều lợi ích.

2. Thiệt hại do thiết bị hư hỏng cực kỳ cao

- Thiệt hại trong một giờ ngừng máy ở một số lĩnh vực: Dầu khí: vài triệu USD, thép: 10.000 USD, giấy: 10.000 – 20.000 USD,  hoá nhựa: 75.000 USD, điện: 10.000 USD,  sản xuất lon bia: 9.000 USD, …

- Máy ghép đùn của một công ty bao bì nhựa tại Thành Phố Hồ Chí Minh bị ngừng 310 giờ trong một năm do hư hỏng làm công ty bị thiệt hại hơn 3 tỉ đồng/năm.

- Đĩa cứng của hệ thống điều khiển dây chuyền thiết bị của một công ty sản xuất nguyên liệu nhựa bị hỏng làm toàn bộ nhà máy ngừng sản xuất trong 14 ngày và có nguy cơ mất thị phần khoảng 90 % tại Việt Nam. Một giờ ngừng sản xuất làm công ty thiệt hại 75.000 USD.

- Một giờ ngừng sản xuất do hư hỏng của dây chuyền thiết bị nghiền đá mới lắp đặt tại một công ty xi măng có thể gây thiệt hại khoảng 2,1 tỉ đồng.

Các doanh nghiệp Việt Nam có thể phòng tránh hư hỏng bằng các kỹ thuật giám sát tình trạng, nhờ đó tiết kiệm nhiều loại chi phí.

Thực vậy quá trình hư hỏng của trang thiết bị diễn ra trong một khoảng thời gian, qua nhiều giai đoạn khác nhau. Ở mỗi giai đoạn người ta đều có những phương pháp phù hợp để kiểm tra, từ đó có những biện pháp kịp thời để kéo dài thời gian sử dụng thiết bị.

3.Tiết kiệm cực lớn từ hiểu biết về chi phí chu kỳ sống

Chi phí chu kỳ sống (Life Cycle Cost - LCC) của thiết bị là toàn diện các loại chi phí mà khách hàng (người mua, người sử dụng) phải trả từ lúc mua cho đến khi loại bỏ, thanh lý thiết bị này.

- Chi phí chu kỳ sống có thể bằng từ 4 đến 40 lần giá mua thiết bị ban đầu. Vậy thì giữa giá mua ban đầu và chi phí chu kỳ sống cái nào là quan trọng hơn?

Doanh nghiệp sẽ quyết định mua thiết bị nào có lợi nhuận chu kỳ sống là lớn nhất hay chi phí chu kỳ sống nhỏ nhất.

* LCC được dùng để giúp doanh nghiệp:

- So sánh lựa chọn để mua các sản phẩm, thiết bị.

- Cải tiến chất lượng sản phẩm, độ tin cậy của thiết bị để làm giảm LCC.

- Xây dựng tổ chức bảo trì sao cho hiệu quả hơn.

Read More

Nâng cao hiệu quả quản trị kho bãi bằng 5 cách

Chia sẻ 5 cách quản trị kho bãi chuyên nghiệp, cho việc cải thiện hiệu suất và kiểm soát quản trị kho hàng có thể được áp dụng cho bất kỳ hoạt động kho, có hoặc không có phần mềm.

1. Giảm thiểu lưu lượng tiếp cận kho trái phép

Bạn có bao giờ để ý một ai đó đi bộ xung quanh nhà kho của bạn và thắc mắc: Người này là ai? Một nhân viên mới? Hãy loại bỏ các nguy cơ của việc có những người không có nhiệm vụ dạo loanh quanh hay ra vào kho của bạn bằng các quy định kho bãi và cung cấp đồng phục cho nhân viên.

2. Đừng để nhà kho của bạn trở thành một mê cung
Bạn có biết làm thế nào trong thư viện, nhà sách, cửa hàng băng đĩa, cửa hàng giày dép, nơi có một nhà kho lớn các sản phẩm cho thuê hoặc bán, tất cả mọi thứ đều được gọn gàng và phân loại các phần được dán nhãn rõ ràng để hỗ trợ khách hàng trong việc tìm kiếm theo yêu cầu của khách hàng? Hãy làm biển chỉ dẫn các khu vực để nhân viên của bạn có thể tìm được hàng hóa một cách nhanh chóng và dễ dàng trong kho. Việc lưu trữ hàng tồn kho cũng cần được dán nhãn rõ ràng.

3. Kiểm soát chất lượng và thời gian
Để tránh phải sửa chữa những sai lầm của mình sau khi xử lí một đơn hàng thì bạn hãy kiểm tra đơn hàng 2 lần. Điều này sẽ tăng thêm trách nhiệm của bạn cho công việc. Hãy xử lí các đơn hàng và dọn dẹp sạch sẽ kho của bạn trước khi hết giờ làm. Những đơn hàng không xử lí được trong hôm nay hãy sắp xếp và phân loại hàng tồn kho, cất chúng vào một nơi cố định ngay sau khi phân loại. Như vậy, ngày hôm sau bạn sẽ rất rảnh rang với những đơn hàng mới và không mất thời gian dọn dẹp hay đi tìm những đơn hàng cũ.

4. Dán nhãn tất cả mọi thứ
Có sản phẩm nào trong kho của bạn không dán nhãn không? Dán nhãn lên tất cả các sản phẩm sẽ giúp cho việc phân loại và tìm kiếm hàng trong kho một cách dễ dàng, và quản lí được hàng tồn kho chính xác nhất.

5. Quản lý kho hàng tốt bắt đầu với bảo trì
Kiểm tra hoạt động kho hàng thường xuyên và xem xét cách thức tổ chức kho của bạn – kho đã được tổ chức tốt khi bạn thực hiện các bước bắt đầu, không có nghĩa rằng nó đáp ứng các tiêu chuẩn hiện tại của bạn. Nên có một danh sách kiểm tra hàng ngày cho người quản lý, và giám sát thật chặt những hoạt động đó và yêu cầu trách nhiệm bảo trì từ người quản lí.

Trường đào tạo kỹ năng quản lý SAM

Read More

Quản lý kho bãi đúng chuẩn

Kho là một bộ phận lưu giữ tài sản lớn của Công ty, việc quản trị kho hiệu quả, an toàn, chuyên nghiệp mang lại hiệu quả lớn và giảm chi phí cho Doanh nghiệp. Sản phẩm được lấy ra từ đâu, lấy bao nhiêu, kho hàng so với trung tâm phân phối như thế nào, vận chuyển hàng hóa ra sao…

Đối với doanh nghiệp nhỏ, các hoạt động sắp xếp kho bãi, nhập kho, lưu kho và kiểm kê hàng hóa cũng đóng vai trò quan trọng như với doanh nghiệp lớn. Bạn đừng vì nghĩ rằng ‘kho hàng’ của mình đang còn nhỏ nên chưa quan tâm tới các chuẩn mực về quản lý kho. Hãy tham khảo nội dung chia sẻ của bài viết sau để xem các hoạt động quản lý kho bãi cần thực hiện như thế nào nhé. Bài viết này cũng giúp bạn mô tả những nhiệm vụ mà nhân viên kho thường xuyên phải thực hiện, để có thể phân công công việc và đánh giá hiệu quả hàng năm.

Sắp xếp kho hàng

Kho hàng của doanh nghiệp nhỏ có thể không phải là một nhà kho mà là một phòng phía sau hoặc một địa điểm khác chứa các kệ, hộp và thùng đựng. Cách sắp xếp khu vực này có thể tác động đáng kể đến hiệu quả hoạt động và năng suất làm việc của nhân viên, vì thế sắp xếp kho hàng tốt và lên sơ đồ kho hàng là hai hoạt động quản lý kho thiết yếu. Hoạt động sắp xếp kho hàng bao gồm quy trình xác định và gắn nhãn các khu vực để lưu trữ các mặt hàng cụ thể trên sơ đồ kho nói chung, cũng như xác định và gắn nhãn các kệ hàng và thùng hàng chứa một mặt hàng cụ thể.

Hoạt động nhập kho

Kiểm tra đơn hàng xem đã hoàn thành chưa, ký biên lai giao hàng và nhận hàng vào kho đều được coi là các hoạt động nhập kho. Nhìn chung, hoạt động nhập kho tạo bước đệm cho việc quản lý hiệu quả dòng chảy của hàng hóa trong kho. Hoạt động kiểm tra đơn hàng xác định chất lượng của các mặt hàng và đảm bảo các mặt hàng được ghi trên đơn hàng đúng với các mặt hàng mà doanh nghiệp nhận được. Việc ký biên lai giao nhận sẽ chuyển trách nhiệm của đơn hàng cho doanh nghiệp, lúc này đơn hàng chính thức được nhận và vận chuyển từ xe tải giao hàng đến khu vực kho hàng.

Hoạt động lưu kho

Hoạt động lưu kho tuân thủ phương pháp tính trị giá hàng tồn kho – thường là “nhập sau, xuất trước” hoặc “nhập trước, xuất trước”, được quyết định bởi chủ doanh nghiệp. Mặc dù nhu cầu của doanh nghiệp quyết định phương pháp tính trị giá hàng tồn kho, hoạt động lưu kho còn bao gồm lưu trữ hàng hóa ở vị trí thích hợp và xoay chúng để nhãn hàng và ngày hết hạn, nếu có, dễ nhìn thấy và đọc được. Hoạt động lưu kho cũng có thể bao gồm điều chỉnh hoặc kiểm tra nhiệt độ trong tủ lạnh, tủ mát hoặc tủ đông cho các mặt hàng đông lạnh hoặc dễ hư hỏng.

Kiểm tra đơn hàng xem đã hoàn thành chưa, ký biên lai giao hàng và nhận hàng vào kho đều được coi là các hoạt động nhập kho. Nhìn chung, hoạt động nhập kho tạo bước đệm cho việc quản lý hiệu quả dòng chảy của hàng hóa trong kho. Hoạt động kiểm tra đơn hàng xác định chất lượng của các mặt hàng và đảm bảo các mặt hàng được ghi trên đơn hàng đúng với các mặt hàng mà doanh nghiệp nhận được. Việc ký biên lai giao nhận sẽ chuyển trách nhiệm của đơn hàng cho doanh nghiệp, lúc này đơn hàng chính thức được nhận và vận chuyển từ xe tải giao hàng đến khu vực kho hàng.

Hoạt động bảo vệ

Hoạt động bảo vệ là cần thiết để quản lý và kiểm soát tốt kho hàng. Hoạt động bảo vệ chủ yếu được thiết lập để ngăn chặn hoặc phát hiện sai lệch hàng lưu kho do nhân viên hoặc khách hàng lấy cắp. Vì thế, các chủ doanh nghiệp hay người quản lý kho thường là người chịu trách nhiệm đưa ra các chính sách và thực hiện hoạt động bảo vệ. Các hoạt động này bao gồm kiểm kê kho hàng hàng năm và kiểm kê ngẫu nhiên một phần hàng trong kho ở các thời điểm khác nhau trong suốt cả năm, xem lại video giám sát và kiểm tra các bản ghi nhập và xuất hoặc kiểm tra nhân viên khi họ rời khỏi tòa nhà. 

Để cạnh tranh trên thương trường, dịch vụ kho của bạn phải chuyên nghiệp. Muốn như vậy người quản trị kho, đội ngũ nhân viên kho phải được trang bị một số kỹ năng, phương pháp cần thiết để nâng cao năng lực quản trị điều hành kho.

Chính vì lẽ đó, Trường Đào tạo Kỹ Năng Quản Lý SAM tổ chức chương trình: “QUẢN TRỊ KHO BÃI CHUYÊN NGHIỆP”.

Khóa đào tạo quản lý kho sẽ cung cấp cho Học viên một số công cụ, nguyên tắc cơ bản giúp việc quản trị kho vừa đảm bảo kỹ thuật và chất lượng sản phẩm, vừa an toàn, sắp xếp khoa học, chuyên nghiệp hơn, đồng thời hiểu và thể hiện được vị trí, vai trò, trách nhiệm, nhiệm vụ, quyền hạn của người thủ kho – quản trị điều hành kho chuyên nghiệp. Tính toán được năng lực kho đang quản lý, nắm vững nguyên tắc sắp xếp hàng hóa được bố trí trong kho…

_Trường Đào tạo Kỹ Năng Quản Lý SAM_

Read More

9 đặc trưng cần có của hệ thống quản trị kho bãi

Các giải pháp quản lý kho thường không giống nhau. Chìa khóa giúp bạn chọn đúng Hệ thống Quản lý Kho chính là tối đa hóa dịch vụ và sự hài lòng của khách hàng. Một Hệ thống Quản lý Kho tốt sẽ giúp gia tăng sự hài lòng của khách hàng và lợi nhuận của doanh nghiệp. Một doanh nghiệp không có Hệ thống Quản trị kho bãi tốt luôn phải “đấu tranh” để giữ nguồn khách hàng ổn định. Vậy bạn cần tìm kiếm gì ở một Hệ thống Quản lý Kho tốt?

Dưới đây là 9 đặc trưng mà một Hệ thống Quản trị kho bãi tốt cần có và các câu hỏi cần đặt ra khi bạn quyết định chọn mua một Hệ thống Quản lý Kho.

1. Tối đa hóa chức năng

Rõ ràng, điều đầu tiên bạn cần tìm hiểu là giải pháp Hệ thống Quản lý Kho đó làm được gì cho doanh nghiệp. Khi phân tích một giải pháp Hệ thống Quản lý Kho, hãy tự đặt câu hỏi “Liệu Hệ thống Quản lý Kho này có giúp quy trình kinh doanh của doanh nghiệp trở nên có hệ thống hơn không?” Ví dụ, nếu doanh nghiệp của bạn gặp khó khăn trong việc đo lường hiệu suất làm việc của nhân viên thì một giải pháp Hệ thống Quản lý Kho tốt phải giúp bạn giải quyết được điều đó. Cụ thể, Hệ thống Quản lý Kho này phải có chức năng theo dõi những nhiệm vụ mà một nhân viên đã thực hiện (bao gồm cả địa điểm), đồng thời cho phép hiển thị trực tiếp hiệu suất làm việc của nhân viên trên màn hình.

Một Hệ thống Quản lý Kho có thể giúp bạn hoàn thành nhiều việc hơn với ít nguồn lực hơn theo nhiều cách. Điều quan trọng là Hệ thống Quản lý Kho đó phải làm được nhiều việc nhất với trong khi giảm số thao tác bạn phải thực hiện.

Câu hỏi 1: Nói một cách đơn giản, giải pháp Hệ thống Quản lý Kho có giúp doanh nghiệp làm được nhiều việc hơn với ít thao tác hơn không?

 

2. Dễ dàng sử dụng

Một Hệ thống Quản lý Kho dễ sử dụng sẽ giúp giảm thời gian đào tạo cho TẤT CẢ nhân viên, từ nhân viên cấp thấp cho đến quản lý cấp cao. Bên cạnh đó, một Hệ thống Quản lý Kho được thiết kế tốt cũng giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian lắp đặt và theo dõi hoạt động hàng ngày. Từ đó, doanh nghiệp có thể nhanh chóng thích nghi với những yêu cầu mới. Nhân viên mới cũng có thể sử dụng thành thạo hệ thống trong vài giờ đồng hồ thay vì một vài tuần như trước. Quan trọng nhất, sự điều hướng rõ ràng sẽ cho phép người dùng tận dụng tối đa các chức năng của Hệ thống Quản lý Kho.

Hãy lựa chọn Hệ thống Quản lý Kho có các menu và màn hình trợ giúp đơn giản, đồng thời có thể nâng cao khả năng sử dụng. Cụ thể, hãy chắc rằng Hệ thống Quản lý Kho của bạn có dữ liệu đầu vào đơn giản, có chức năng tạo báo cáo và biểu đồ mẫu. Tương tự, bảng điều khiển tự động cập nhật của hệ thống phải cung cấp cho người dùng quyền truy cập riêng đối với những dữ liệu quan trọng.

Câu hỏi 2: Hệ thống Quản lý Kho tiềm năng của bạn có dễ sử dụng không?

3. Hoàn chỉnh quản trị giao dịch

Một Hệ thống Quản lý Kho tốt sẽ cho phép doanh nghiệp quản lý mọi thứ, từ khâu nhận hàng đến lúc lập biên bản kê khai hàng hóa trên tàu. Hệ thống Quản lý Kho đó phải cung cấp thông tin chi tiết về mọi thứ như sản phẩm, nguồn nhân lực và các bước giao dịch. Dưới đây là một số bước tối thiểu cần được theo dõi:

• Quá trình nhận hàng
• Quá trình lưu kho hàng hóa nhận được
• Quá trình bốc dỡ hàng hóa
• Quá trình giao hàng
• Chu trình kiểm đếm (kiểm toán hàng tồn kho)
• Bất kỳ thay đổi nào của sản phẩm

Khi bạn theo dõi được mọi thứ đang diễn ra trong kho của doanh nghiệp (từ nhân sự cho đến sự vận hành của các sản phẩm), bạn có thể đưa ra được những phân tích chuyên môn. Từ đó giúp doanh nghiệp đưa ra các chính sách nhân sự hợp lý và có kế hoạch tích trữ hàng hóa hiệu quả hơn.

Câu hỏi 3: Liệu Hệ thống Quản lý Kho này có giúp tôi theo dõi và quản trị tổng thể nguồn lực doanh nghiệp được không?

4. Tính linh hoạt

Giải pháp Hệ thống Quản lý Kho phải đáp ứng được các yêu cầu về tăng trưởng và mở rộng quy mô trong tương lai của doanh nghiệp. Nếu không, đây không phải là một giải pháp dài hạn. Để xem một giải pháp có khả năng thay đổi hay không, đầu tiên cần tìm hiểu là Hệ thống Quản lý Kho đó có thích hợp với phần lớn các Hệ thống ERP hay không. Tại sao phải quan tâm đến những Hệ thống ERP khác? Bởi vì bạn có thể sẽ thay đổi hệ thống ERP khi doanh nghiệp của bạn phát triển hơn. Đây chính là yếu tố quyết định khi tiến hành lựa chọn Hệ thống Quản lý Kho. Một điểm cần lưu ý khác là liệu Hệ thống Quản lý Kho có được lắp đặt theo cấu trúc mở không. Nếu có thì Hệ thống Quản lý Kho đó có thể tương tác tốt hơn với các ứng dụng và hệ điều hành khác so với việc cố định hệ thống của DN trên một nền tảng riêng biệt.

Tính linh hoạt còn thể hiện thông qua sự tương thích với phần cứng. Một Hệ thống Quản lý Kho phải phù hợp với những phiên bản khác nhau của:

• Máy quét RF và các thiết bị đầu cuối
• Máy in nhãn
• Đĩa cân

Cuối cùng, mức độ linh hoạt của Hệ thống Quản lý Kho tiềm năng còn được thể hiện khi doanh nghiệp chuyển đổi loại hình kinh doanh hoặc mở rộng quy mô sản xuất. Một Hệ thống Quản lý Kho tốt phải tương tác được với các nhà cung cấp và đại lý bán hàng ở nhiều quy mô khác nhau. Nếu việc kinh doanh của bạn thành công thì Hệ thống Quản lý Kho sẽ càng phát triển hơn nữa. Khi việc kinh doanh phát triển thì mức đầu tư của doanh nghiệp, bao gồm cả đầu tư vào Hệ thống Quản lý Kho, cũng gia tăng. Đó là lý do tại sao tính linh hoạt của Hệ thống Quản lý Kho cần được xem trọng.

Câu hỏi 4: Hệ thống Quản lý Kho tiềm năng của doanh nghiệp có tương tác với những Hệ thống ERP, các loại phần cứng, mô hình kinh doanh và quy mô khác nhau của doanh nghiệp không?

5. Có hệ thống đo lường (metrics) hữu ích và dễ hiểu

Dữ liệu đóng vai trò quan trọng và cách hiển thị dữ liệu cũng vậy. Để theo dõi hiệu suất của Hệ thống Quản lý Kho, doanh nghiệp cần phải hiểu được nội dung dữ liệu. Một Hệ thống Quản lý Kho tốt sẽ cho phép bạn xuất báo cáo và hiển thị biểu đồ về tình hình hoạt động của kho hàng một cách dễ dàng. Ví dụ, một Hệ thống Quản lý Kho tốt sẽ cho phép nhà quản trị theo dõi hiệu suất của từng nhóm nhân viên và kho hàng theo thời gian thực. Từ đó có thể so sánh hiệu suất của từng nhóm nhân viên (ca sáng, ca chiều, giao nhận…) và tổ chức hoạt động (bộ phận phía đông, bộ phận phía tây…). Hệ thống cũng cho phép nhà quản trị đo lường hiệu suất của từng nhân viên theo các tiêu chuẩn khác nhau, bao gồm cả tốc độ và kỹ năng.

Câu hỏi 5: Hệ thống Quản lý Kho này có cung cấp hệ thống đo lường hữu ích và dễ hiểu không? Liệu tôi có thể thiết lập các mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp dựa trên những hệ thống đo lường này không?

6) Tính liên kết với Hệ thống ERP

Hệ thống Quản lý Kho của bạn phải tương tác liên tục với Hệ thống ERP để giữ cho việc kinh doanh được thông suốt, do đó hệ thống mà bạn đầu tư phải tương thích với Hệ thống ERP hiện tại của doanh nghiệp. Khi chọn một Hệ thống Quản lý Kho, hãy kiểm tra xem nó có tương thích với các giải pháp kinh doanh như Activant, Infor, JD Edwards, MS Dynamics hoặc Oracle hay không. Thêm vào đó, nhà cung cấp Hệ thống Quản lý Kho cũng cần có trình độ chuyên môn trong việc phát triển thêm tính liên kết với hệ thống ERP.

Câu hỏi 6: Hệ thống Quản lý Kho của tôi có liên kết với các hệ thống ERP khác không?

7) Kiểm tra tính hiệu quả của hệ thống

Để biết được một Hệ thống Quản lý Kho tốt đến mức nào, bạn có thể hỏi thăm những người đã từng sử dụng hệ thống đó. Hãy yêu cầu danh sách khách hàng tham khảo. Khi trao đổi với những khách hàng này, hãy tập trung bàn về quá trình sử dụng hệ thống. Tất cả những điều đó có đáp ứng được kỳ vọng của doanh nghiệp không? Loại hình hỗ trợ khách hàng nào đang có, và làm cách nào người dùng có thể đánh giá mức độ chăm sóc khách hàng mà họ nhận được? Dịch vụ hậu mãi của nhà cung cấp ra sao?

Hãy ra ngoài và gặp gỡ nhiều loại khách hàng khác nhau. Xem thử hệ thống được sử dụng như thế nào khi có một số điều chỉnh nhất định. Tất nhiên cũng cần nhận thức rằng nhu cầu của doanh nghiệp này sẽ khác với những doanh nghiệp khác. Nếu có thể, hãy thực hiện việc viếng thăm này mà không có bất kỳ nhân viên bán hàng nào thuyết trình cho bạn để đảm bảo tính chân thực.

8) Giá trị ROI

Giá cả chỉ là một phần nhỏ trong tổng chi phí sở hữu. Chức năng, tính linh hoạt, tính liên kết, khả năng mở rộng, tính dễ sử dụng, dịch vụ hỗ trợ khách hàng và nhiều tính năng khác bắt đầu cũng cần được xem xét. Khi chọn một Hệ thống Quản lý Kho, bạn cần xác định tầm quan trọng của những nhân tố trên. Hãy nhớ rằng, chi phí trả trước thấp nghe có vẻ hấp dẫn thật nhưng tổng chi phí trong dài hạn sẽ tốn kém hơn nhiều nếu giải pháp Hệ thống Quản lý Kho hoặc nhà cung cấp không đáp ứng được nhu cầu tăng trưởng và phát triển của doanh nghiệp trong tương lai. Trong thực tế, lựa chọn một Hệ thống Quản lý Kho chất lượng thấp sẽ khiến bạn tốn kém nhiều hơn là tiết kiệm vì bạn phải cố gắng sửa các lỗi tích hợp hoặc tùy chỉnh công việc dựa trên Hệ thống Quản lý Kho. Đó là lý do tại sao cần xem xét giá trị tổng thể của giải pháp Hệ thống Quản lý Kho. Liệu Hệ thống Quản lý Kho có giá cao hơn một chút có giá trị vượt trên sự mong đợi hiện tại của doanh nghiệp không? Nếu có, giá trị đó có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm nhiều hơn trong suốt dòng đời sản phẩm, dù cho chi phí đầu tư ban đầu có cao hơn các giải pháp giá rẻ khác chăng nữa.

9) Cam kết lưu kho và hoạt động logistics

Trong nhiều trường hợp, các nhà cung cấp thường có sẵn các giải pháp Hệ thống Quản lý Kho dành cho khách hàng hoạt động trong nhiều lĩnh vực và có những yêu cầu khác nhau. Điều này sẽ cho phép các nhà cung cấp đa dạng hóa dịch vụ của họ, nhưng nó cũng hạn chế khả năng chuyên sâu của hệ thống. Cách cụ thể để đánh giá cam kết này là theo dõi xem Hệ thống Quản lý Kho của nhà cung cấp có được nâng cấp thường xuyên, liên tục, rộng rãi và bao quát hay không? Họ có chủ động tiếp nhận phản hồi từ khách hàng không? Họ có nhanh chóng nắm cơ hội khi thị trường thay đổi không? Họ có nâng cấp hệ thống và cập nhật phiên bản mới miễn phí không?

Một Hệ thống Quản lý Kho tốt có thể thực hiện thành thạo những thao tác cốt yếu của việc xuất nhập kho như lập bản kê khai hàng hóa, theo dõi lộ trình xe tải…

Chọn đúng Hệ thống Quản lý Kho sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, tiền bạc và gia tăng sự hài lòng của khách hàng. Mặt khác, chọn sai Hệ thống Quản trị kho bãi có thể gây tổn hại đến dịch vụ khách hàng và danh tiếng của doanh nghiệp, kéo theo sự sụt giảm năng suất do gia tăng chi phí. Sự khác biệt giữa việc chọn mua giữa Hệ thống Quản trị kho bãi phù hợp hay không phù hợp chỉ đơn giản là bạn có biết cách đặt câu hỏi hay không.

Read More