Tổ trưởng sản xuất chuyên nghiệp

Làm tổ trưởng sản xuất chưa bao giờ là công việc dễ dàng bởi ngoài kiến thức, chuyên môn cao, bạn còn phải là người kết nối, truyền cảm hứng cho cả thành viên của đội nhằm đạt được hiệu suất cao nhất trong công việc. Nguyên tắc chung được đưa ra là tránh việc quá hách dịch nhưng đồng thời cũng không nên quá thân thiện. Dưới đây là một vài nguyên tắc cụ thể khác giúp bạn trở thành một tổ trưởng sản xuất giỏi.

1. Hãy là một tấm gương tốt

Không phải vì bạn là “sếp” mà bạn có thể “chỉ tay năm ngón” và thư giãn. Bạn phải làm việc như những đồng đội của bạn. Nếu có một dự án khó được đưa ra, bạn không nên chờ đợi những ý tưởng từ các thành viên mà hãy chủ động nêu ra ý tưởng của bạn, lắng nghe góp ý để đảm bảo việc quản lý sản xuất hiệu quả

Về vấn đề thời gian, hãy chắc chắn là bạn luôn đúng giờ. Thúc đẩy, nhắc nhở mọi người về ý thức này. Nếu bạn là người luôn trễ hẹn, nhân viên sẽ coi thường bạn và coi bạn là một người sếp tồi.

2. Thúc đẩy những thành viên trong tổ

Không ai muốn mắc kẹt ở một vị trí, hãy động viên tổ sản xuất của bạn để họ làm việc tốt và có cơ hội được thăng chức. Truyền cảm hứng và giúp họ đạt mục tiêu nghề nghiệp của mình. Một trong những cách tốt nhất là những cuộc gặp cá nhân mà bạn có thể phân tích cho các nhân viên dưới trướng về những điểm mạnh và yếu cũng như những cách hiệu quả để khắc phục nó. Cố gắng khuyến khích các thành viên trong tổ của bạn tìm hiểu những điều mới mẻ mỗi ngày. Không may thay, hầu hết các nhân viên quản lý sản xuất đều không cung cấp thêm thông tin cho các thành viên, đây là sai lầm tồi tệ mà bạn nên tránh.

3. Công nhận thành tích của cấp dưới

Có một thực tế khá phổ biến là các ông chủ hay các nhà quản lý rất ít khi công nhận thành tích của nhân viên của mình. Họ hiếm khi chủ động khen thưởng hoặc nói những câu động viên như “Tốt lắm”. Điều này khiến cho các nhân viên cảm thấy bực bội, có cảm giác mình mãi “giậm chân tại chỗ”. Nếu bạn là người quản lý sản xuất, hãy chắc chắn là bạn không mắc những lỗi tương tự như vậy. Khi thành viên trong nhóm của bạn làm một điều gì đó tuyệt vời, hãy nói với họ rằng họ làm rất tốt và họ sẽ không bao giờ nói bạn là người quản lý sản xuất hiệu quả.

4. Dành thời gian cho nhóm

Dù cho công việc bận rộn đến đâu, hãy dành ra một giờ hạnh phúc bên các thành viên trong đội ít nhất một tuần/lần. Để trở thành một người quản lý thành công, bạn không thể chỉ quan tâm đến hiệu suất công việc, bạn cần biết cả cuộc sống của các thành viên khác trong nhóm như sở thích hay đặc điểm của họ. Một giờ hạnh phúc là cơ hội để hiểu biết về nhóm của bạn tốt hơn, dành thời gian cho nhau và xây dựng một tình bạn thân thiết.

5. Thừa nhận sai lầm của mình

Nhiều người gặp khó khăn khi thừa nhận sai lầm của mình, đặc biệt là giám đốc sản xuất  và các nhà quản lý sản xuất .Họ sẽ luôn luôn tìm thấy hàng nghìn cách để chứng minh rằng nhân viên mới là người sai và phải chịu trách nhiệm về những lỗi lầm họ. Tuy nhiên, không có ai là hoàn hảo và tất cả mọi người trong thế giới này đều có sai lầm. Chúng ta nên học cách nhận lỗi. Để cái tôi của bạn ở nhà và đừng sợ phải nói với các thành viên trong tổ của bạn rằng bạn đã sai. Bạn có thể có những điểm không tốt bằng những thành viên khác và ngược lại, vậy tại sao không tôn trọng lẫn nhau và học hỏi từ những sai lầm của nhau?

Read More

Chuẩn quản trị kho bãi

Đối với doanh nghiệp nhỏ, các hoạt động sắp xếp kho bãi, nhập kho, lưu kho và kiểm kê hàng hóa cũng đóng vai trò quan trọng như với doanh nghiệp lớn. Bạn đừng vì nghĩ rằng "kho hàng" của mình đang còn nhỏ nên chưa quan tâm tới các chuẩn mực về quản lý kho. Hãy tham khảo nội dung chia sẻ của bài viết sau để xem các hoạt động quản lý kho bãi cần thực hiện như thế nào nhé. Bài viết này cũng giúp bạn mô tả những nhiệm vụ mà nhân viên kho thường xuyên phải thực hiện, để có thể phân công công việc và đánh giá hiệu quả hàng năm.

1. Sắp xếp kho hàng

Kho hàng của doanh nghiệp nhỏ có thể không phải là một nhà kho mà là một phòng phía sau hoặc một địa điểm khác chứa các kệ, hộp và thùng đựng. Cách sắp xếp khu vực này có thể tác động đáng kể đến hiệu quả hoạt động và năng suất làm việc của nhân viên, vì thế sắp xếp kho hàng tốt và lên sơ đồ kho hàng là hai hoạt động quản lý kho thiết yếu. Hoạt động sắp xếp kho hàng bao gồm quy trình xác định và gắn nhãn các khu vực để lưu trữ các mặt hàng cụ thể trên sơ đồ kho nói chung, cũng như xác định và gắn nhãn các kệ hàng và thùng hàng chứa một mặt hàng cụ thể.

2. Hoạt động nhập kho

Kiểm tra đơn hàng xem đã hoàn thành chưa, ký biên lai giao hàng và nhận hàng vào kho đều được coi là các hoạt động nhập kho. Nhìn chung, hoạt động nhập kho tạo bước đệm cho việc quản lý hiệu quả dòng chảy của hàng hóa trong kho. Hoạt động kiểm tra đơn hàng xác định chất lượng của các mặt hàng và đảm bảo các mặt hàng được ghi trên đơn hàng đúng với các mặt hàng mà doanh nghiệp nhận được. Việc ký biên lai giao nhận sẽ chuyển trách nhiệm của đơn hàng cho doanh nghiệp, lúc này đơn hàng chính thức được nhận và vận chuyển từ xe tải giao hàng đến khu vực kho hàng.

3. Hoạt động lưu kho

Hoạt động lưu kho tuân thủ phương pháp tính trị giá hàng tồn kho – thường là “nhập sau, xuất trước” hoặc “nhập trước, xuất trước”, được quyết định bởi chủ doanh nghiệp. Mặc dù nhu cầu của doanh nghiệp quyết định phương pháp tính trị giá hàng tồn kho, hoạt động lưu kho còn bao gồm lưu trữ hàng hóa ở vị trí thích hợp và xoay chúng để nhãn hàng và ngày hết hạn, nếu có, dễ nhìn thấy và đọc được. Hoạt động lưu kho cũng có thể bao gồm điều chỉnh hoặc kiểm tra nhiệt độ trong tủ lạnh, tủ mát hoặc tủ đông cho các mặt hàng đông lạnh hoặc dễ hư hỏng.

Kiểm tra đơn hàng xem đã hoàn thành chưa, ký biên lai giao hàng và nhận hàng vào kho đều được coi là các hoạt động nhập kho. Nhìn chung, hoạt động nhập kho tạo bước đệm cho việc quản lý hiệu quả dòng chảy của hàng hóa trong kho. Hoạt động kiểm tra đơn hàng xác định chất lượng của các mặt hàng và đảm bảo các mặt hàng được ghi trên đơn hàng đúng với các mặt hàng mà doanh nghiệp nhận được. Việc ký biên lai giao nhận sẽ chuyển trách nhiệm của đơn hàng cho doanh nghiệp, lúc này đơn hàng chính thức được nhận và vận chuyển từ xe tải giao hàng đến khu vực kho hàng.

Read More

Tốii ưu hóa hoạt động kho bãi

Hoạt động quản trị kho bãi hiệu quả là chìa khóa thành công của bất cứ công ty nào xử lý, tồn trữ và vận chuyển các đơn hàng. Khi sự hiệu quả không còn nữa, hàng hóa có thể sẽ không đến nơi cần đúng lúc, đơn hàng có thể bị mất và có thể dẫn tới hết hàng. Sau đây là một số lời khuyên để tối ưu hóa hoạt động quản trị kho bãi của ông Chris Castadi, Giám đốc phát triển kinh doanh của hệ thống W&H.

1. Giảm đến tối thiểu việc tiếp xúc. Những hoạt động thủ công sẽ làm chậm tiến độ và có thể gây ra các sai phạm. Tự động hóa các quá trình xếp dỡ, đóng gói và vận chuyển sẽ làm giảm thiểu số lần tiếp xúc với sản phẩm và các đơn hàng.

2. Gỡ bỏ một số quy trình quản lý kho chứa (WMS) khỏi hệ thống điều khiển kho bãi (Warehouse Control System – WCS). Giải pháp WCS giúp quản lý các thiết bị điều khiển thời gian thực, tăng tối đa dữ liệu xử lý và hoạt động của hệ thống, và có thể cho thấy những ách tắc tiềm ẩn.

3. Sắp xếp hàng hóa một cách có logic cũng rất thuận lợi cho công nhân. Để hàng ở những nơi mà họ theo trực giác sẽ tìm kiếm chúng.

4. Nâng cấp có chọn lọc. Đừng mua phần mềm quản lý kho chỉ vì nó “xịn” nhất, và mới nhất. Phần mềm phức tạp chỉ làm chậm các hoạt động, làm nhân viên bối rối và tạo ra những công việc không cần thiết.

5. Thu thập các tin tức thời gian thực về qui trình quản trị kho bãi. Những yêu cầu luôn thay đổi của khách hàng đòi hỏi tính linh động của cơ sở vật chất hiện có. Để liên tục hoàn thiện các quy trình kho bãi, đảm bảo mục tiêu được thực hiện, hãy thu thập và phân tích các số liệu thời gian thật từ kỹ thuật hoàn thành các đơn hàng và các thiết bị quản lý vật tư. Hoạt động chuẩn mực và phân tích dữ liệu thu thập có thể làm cho việc đưa ra các quyết định đáp ứng các thay đổi từ phía khách hàng và các mục tiêu kinh doanh dễ dàng hơn.

6. Có được tầm quan sát tốt trong khu vực kho và quan sát được các quy trình. Loại bỏ các silo trong phạm vi kho. Trong nhiều tổ chức, các nhà điều hành điều hành chuỗi cung ứng và phối hợp các hoạt động một cách rời rạc, tạo ảnh hưởng xấu chung đến mục tiêu chung. Tối đa hóa lợi nhuận và thiết lập các lợi thế cạnh tranh từ những kế hoạch tổ chức đa chức năng.

7. Thực hiện tự động hóa quy trình quản trị kho bãi. Việc tự động hóa này sẽ giúp nâng cao năng suất, và loại bỏ các sai sót, đồng thời nâng cao các hoạt động vận chuyển, xếp dỡ, đóng gói, chứa hàng và các hoạt động khác.

8. Xây dựng tính linh động và nhanh chóng trong kho bãi. Bạn muốn có thể có những thay đổi nhanh chóng khi bạn phải đối mặt với các áp lực cạnh tranh. Chọn những hệ thống quản lý kho chứa tích hợp được với hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning-ERP) và hệ thống các chuỗi cung ứng.

9. Xây dựng các chỉ số hoạt động quan trọng. Đo lường kết quả và luôn thay đổi để hoàn thiện hoạt động kinh doanh của bạn.

10. Hướng các hoạt động kho bãi với các mục đích kinh doanh. Ngay cả khi đối mặt áp lực từ phía khách hàng đòi thực hiện các thay đổi, đừng bao giờ quên các mục tiêu tổng thể. Tập trung vào các hoạt động phù hợp với chiến lược của mình.

Read More