Ứng dụng giải pháp mã vạch cho quản trị kho bãi chuyên nghiệp

Trong nhịp đập của thời buổi kinh tế hiện nay, triết lý “Lợi nhuận kinh doanh tăng khi chi phí vận hành giảm” lại càng được chú trọng hơn nữa. Quản trị kho bãi là một phần không thể thiếu của các chuỗi cung ứng trong tất cả các doanh nghiệp. Giải pháp mã vạch cho sản phẩm giúp cho công tác kiểm kho được thực hiện dễ dàng, nhanh chóng và khoa học góp phần tiết kiệm thời gian và nguồn lực. Sự chuyên nghiệp trong quản lí kho hàng giúp hỗ trợ các khâu lập kế hoạch, lập mô hình dự trữ, mô hình tiêu thụ, đồng thời giúp giảm thiểu chi phí kho, có quyết định kịp thời đối với hàng chậm luân chuyển trong kho.

Một nghiên cứu thực tế cho thấy con người thường gây ra ít nhất một lỗi trong khoảng 200 lần nhập số liệu vào máy. Trong khi khả năng sai sót chỉ còn 1 phần 6 triệu khi sử dụng hệ thống mã vạch và máy đọc mã vạch. 

Ứng dụng Giải pháp mã vạch trong quản lý kho hàng

Phương án 1: mỗi một sản phẩm sẽ có mã vạch khác nhau. Mã sản phẩm sẽ được đánh theo lô, loại sản phẩm và mỗi sản phẩm trong cùng loại sẽ được đánh số seri theo thứ tự tăng dần. Điều này xem ra làm tăng đáng kể số lượng mã vạch nhưng rõ ràng càng chi tiết thì càng giúp cho quá trình tìm kiếm được dễ dàng hơn.

Phương án 2: sản phẩm cùng loại trong một lô hàng sẽ có mã vạch giống nhau. Mã sẽ được đánh phân biệt giữa các lô hàng và loại sản phẩm. Với cách làm này, sản phẩm vẫn có thể được tìm thấy nhưng theo phải theo lô hàng và khó khăn trong việc phân biệt chúng.

Quy trình dán mã vạch cho sản phẩm

Sau khi đặt mã cho sản phẩm thì đến công đoạn in mã vạch lên decal, sau đó được gỡ ra và dán lên sản phẩm.Mã vạch sẽ được dán lên sản phẩm ở công đoạn xuất xưởng để nhập kho thành phẩm hoặc được dán trong giai đoạn sản phẩm đã hoàn thành và đang chờ xuất xưởng.

Quy trình nhập kho

Nhân viên nhập kho dùng máy quét mã vạch lần lượt đọc mã vạch trên lô hàng nhập kho, thông tin này sẽ được lưu trữ trên máy tính dưới dạng phiếu nhập kho. Kể từ lúc này các sản phẩm sẽ được quản lý thông qua mã trên mã vạch.

Quy trình xuất kho

Nhân viên tạo phiếu xuất kho dựa trên phiếu nhập, dùng thiết bị đọc mã vạch để xuất kho. Nhân viên lần lượt đọc mã vạch trên lô hàng xuất bán đồng thời để có thể truy tìm được nguồn gốc sản phẩm sau này, khi xuất kho các thông tin như ngày xuất, xuất cho ai, mã đơn đặt hàng,…phải được ghi nhận vào hệ thống. 

Quy trình kiểm kho

Trong quá trình kiểm kho, nhân viên quét tất cả mã vạch của các sản phẩm trong kho sau đó kết nối thiết bị đọc mã vạch này với máy tính để tải dữ liệu về phục vụ cho việc xử lý. Sau khi có được dữ liệu chương trình sẽ kết xuất ra báo cáo về số lượng thực tế trong kho và so sánh với số liệu đang được quản lý trên máy tính đồng thời cho phép cập nhật lại số liệu thực này.

Lợi ích của giải pháp này

• Quản lý một cách sát sao số lượng hàng tồn kho cũng như tuổi hàng tồn kho quyết định kinh doanh phù hợp
• Trợ giúp công tác quyết định nhập hàng / sản xuất mới
• Giảm đáng kể những thiệt hại do hàng tồn quá lâu, hàng bị giảm giá
• Đáp ứng nhanh chóng với yêu cầu đặt hàng của khách hàng
• Giảm thời gian xuất nhập nhầm hàng nhờ tính chính xác của mã vạch

………

Trên đây là giải pháp sử dụng mã vạch để quản trị kho bãi chuyên nghiệp. Để có cái nhìn tổng thể hơn về công tác quản lý kho bãi, hãy đến với khóa học “Quản trị kho bãi chuyên nghiệp” của Trường Đào tạo Kỹ năng Quản lý SAM để cùng thảo luận về vai trò, nhiệm vụ và quyền hạn của người quản lý kho; nắm vững quy trình xuất, nhập, kiểm kê hàng hóa cùng tìm ra những giải pháp để tối ưu hóa công tác quản trị kho bãi.

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Mọi thông tin chi tiết về khóa học, Anh/ Chị có thể liên hệ BP. Tư vấn Trường SAM qua

Số điện thoại: (08)35 178848 - 35 178849

Hoặc email: info@sam.edu.vn; tuvan@sam.edu.vn

Read More

Một số nguyên tắc để quản trị kho bãi chuyên nghiệp

Chắc chắn bạn đã từng bạn lắc đầu ngán ngẩm khi chuẩn bị tâm thế vào kho bãi nhìn vào hàng hóa chất đống cao ngất ngưỡng; bạn đã bỏ ra hàng giờ đổ mồ hôi chỉ để kiếm một sản phẩm thất lạc;…Hàng loạt những thứ rối tung rối mù đang tồn tại âm thầm trong kho bãi. Sau đây là những kinh nghiệm để giúp bạn thoát ra khỏi những ám ảnh kể trên:

1. Thiết lập quy trình xuất-nhập sản phẩm, hàng hóa trong kho bãi chi tiết, khoa học 

Để vận hành thủ tục kho đơn giản và nhanh gọn thì việc không thể thiếu là thiết lập quy trình xuất-nhập kho một cách rõ ràng, khoa học và chi tiết. Để làm được điều đó thì doanh nghiệp cần làm rõ nhiệm vụ và quyền hạn của người thực hiện từng quy trình, từng hoạt động xuất – nhập. 

Cần trả lời những câu hỏi:

Nhập kho:

• ai là người đề nghị mua hàng?
• ai là người kiểm tra?
• ai phê duyệt?
• ai thực hiện việc mua hàng? 
• ai chịu trách nhiệm nhập hàng vào kho?
• ai là người hạch toán ghi sổ?

…….

Xuất kho

• ai là người đề nghị xuất hàng?
• ai kiểm tra?
• ai phê duyệt?
• ai là người xuất kho?
• ai chịu trách nhiệm giao hàng?
• ai đảm nhiệm công việc hạch toán trên sổ sách?

2. Sử dụng phần mềm và công cụ hỗ trợ  

Với những doanh nghiệp sản xuất kinh doanh đòi hỏi số lượng nguyên vật liệu, hàng hóa dự trữ trong kho đủ lớn để đáp ứng nhu cầu từ các đơn vị, phòng ban. Đồng thời với sự đa dạng của các hàng hóa, nguyên vật liệu thì việc quản lý thủ công trên sổ sách, excel sẽ rất khó đảm bảo sự chi tiết cũng như tính chính xác của thông tin.

Để giải quyết những khó khăn đó, doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm chuyên dụng hỗ trợ công tác quản lý kho, quản lý hàng hóa chi tiết đến từng chủng loại, nhóm, danh mục, đơn vị, thuộc tính,…kết hợp công tác phân tích, thống kê, tính toán khả năng đáp ứng của kho hàng, giải quyết các yêu cầu nhập, xuất hàng liên tục với số lượng lớn sẽ là một giải pháp tối ưu giúp quản lý kho bãi hiệu quả hơn.

3. Quản lý, theo dõi một cách tỉ mỉ và liên tục

Cần thường xuyên kiểm tra tình trạng hàng hóa trong kho để đáp ứng nhu cầu xuất kho và lượng hàng dự trữ phòng trường hợp có nhu cầu đột xuất. Kiểm kê để hàng hóa, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ vào kho bổ sung. Doanh nghiệp quản lý danh mục hàng hóa, càng cụ thể, chi tiết bao nhiêu thì càng dễ thống kê, kiểm soát tình trạng đáp ứng của kho hàng bấy nhiêu. Nhờ có việc quản lý, theo dõi một cách tỉ mỉ, chi tiết sẽ giúp hạn chế được tình trạng hàng han rỉ, hỏng hóc, hao mòn cũng như tình trạng hàng hóa bị thất thoát mà không hề hay biết. Bên cạnh đó việc luân chuyển, bảo quản cẩn thận cũng như được lưu trữ một lượng vừa đủ ở trong kho.

4. Chú trọng đào tạo nghiệp vụ và trình độ chuyên môn cho đội ngũ nhân sự quản lý kho.

Con người là nhân tố chính sử dụng và vận hành toàn bộ hệ thống. Khi người thủ kho, quản lý kho thiếu kĩ năng, kinh nghiệm sử dụng phần mềm, tính cách thiếu tỉ mỉ cẩn thận, thao tác chậm chạp,…sẽ gây ra nhiều hệ lụy đến hoạt động quản lý kho. Nhẹ thì giải quyết chậm chạp ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc chung của những bộ phận liên quan đến kho hàng. Nghiêm trọng là những vấn đề thất thoát, hàng hóa hỏng hóc, ghi sổ nhầm lẫn, thiếu xót, không cân đối giữa thực tế và sổ sách.

Thực hiện đầy đủ 4 đề xuất trên góp phần giúp doanh nghiệp quản trị kho bãi một cách chuyên nghiệp và hiệu quả hơn. Đến với Khóa học “Quản trị kho bãi chuyên nghiệp” của Trường Đào tạo Kỹ năng Quản lý SAM để cùng chia sẻ những khó khăn còn vướng mắc trong quá trình quản lý kho và tìm ra những giải pháp hữu hiệu để xua tan nỗi ám ảnh mang tên “quản trị kho bãi”.

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Mọi thông tin chi tiết về khóa học, Anh/ Chị có thể liên hệ BP. Tư vấn Trường SAM qua

Số điện thoại: (08)35 178848 - 35 178849

Hoặc email: info@sam.edu.vn; tuvan@sam.edu.vn

Read More

Có cần chú trọng quản trị kho bãi trong doanh nghiệp?

Đại đa số các doanh nghiệp có hệ thống kho bãi đều chưa đầu tư đúng mức vào tuyển dụng quản lý và nhân viên qua đào tạo bài bản. Theo Hiệp hội Kho vận Giao nhận Việt Nam, thực tế cho thấy tỷ lệ nhân viên được đào tạo chuyên ngành Quản lý kho bãi đạt con số rất nhỏ chỉ dưới 3%. Tất cả không thể diễn ra một cách tự phát mà cần có những kỹ năng, sự phân tích và thực hiện theo đúng quy trình chi tiết và khoa học. Hơn nữa, hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, vốn tồn tại dưới dạng “ Tiền-hàng-tiền”. Vốn được cất giữ ở nhiều hình thức khác nhau như: tiền mặt, tiền gửi ngân hàng…; nguyên vật liệu, phụ tùng vật tư, máy móc, thiết bị, hàng hóa, thành phẩm được lưu trữ và cất giữ ở kho bãi. Vì thế kho hàng là cả một khối tài sản khổng lồ của doanh nghiệp, chiếm một số vốn lưu động và cố định có tỷ lệ cao trong tổng tài sản doanh nghiệp. Quản trị kho bãi là một trong những khâu không thể thiếu trong quá trình sản xuất và kinh doanh.

Công tác quản lý kho bãi, giúp doanh nghiệp dễ dàng nắm bắt được thông tin về hàng hóa, vật tư, nguyên vật liệu và sản phẩm một cách chính xác kịp thời. Từ đó, người quản lý doanh nghiệp có thể đề ra các kế hoạch và quyết định đúng đắn, giảm chi phí và tăng khả năng cạnh tranh, nâng cao kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh.

Nhận thức được tầm quan trọng của quản trị kho bãi là một chuyện nhưng để thực hiện đạt hiệu quả lại là một vấn đề không hề đơn giản. Có nhiều lý do dẫn đến công tác quản lý kho bãi vẫn rối tung rối mù ở nhiều đơn vị doanh nghiệp:

• Thứ nhất: Sự thiếu vắng các khóa đào tạo có chất lượng về Quy trình quản trị kho bãi chuyên nghiệp
• Thứ hai: Nội tại các doanh nghiệp thường chưa nhận thức đúng đắn về tầm quan trọng của việc quản lý hàng hóa tồn trữ cũng như khai thác tối ưu kho bãi của mình.
• Thứ ba: Việc áp dụng công nghệ trong quản lý hàng hóa của các doanh nghiệp Việt Nam vẫn ở mức rất thô sơ, chủ yếu bằng thủ công và các hệ thống tự tạo. Chưa áp dụng những công cụ quản lý hiện đại, mang lại hiệu quả cao hơn.

Quan điểm công việc quản lý kho bãi là cần thiết nhưng không quan trọng để chú trọng đào tạo nâng cao chuyên môn thì không còn phù hợp với môi trường doanh nghiệp sản xuất hiện nay. Đặc biệt là khi mọi công đoạn, quy trình đòi hỏi phải phát huy tối đa tính an toàn, tiết kiệm và hiệu quả. Có thể nói rằng bộ phận này chính là chìa khóa giữ gìn tài sản lớn của công ty. Thế nên, việc trang bị những kiến thức và kỹ năng chuyên môn cần là điều cần thiết:

• Hiểu và thể hiện được vị trí, vai trò, trách nhiệm, quyền hạn của người thủ kho – quản trị điều hành kho chuyên nghiệp

• Nắm vững các loại kho bãi và công dụng trong lưu trữ và cung ứng hàng hóa

• Tính toán được năng lực kho đang quản lý. Nắm vững nguyên tắc sắp xếp hàng hóa được bố trí trong kho
• Thực hiện các biện pháp an toàn lao động, ngăn chặn rủi ro, phòng tránh rủi ro và PCCC trong kho
• Hiểu rõ và ứng dụng các nghiệp vụ nhập, xuất, kiểm tra hàng hóa bảo quản trong kho. Xác định được tầm quan trọng của các loại hệ thống sổ sách kho trong công tác quản lý kho
• Biết cách tổ chức mặt bằng kho bãi và sắp xếp hệ thống kệ giá chứa hàng
• Khái niệm JIT, Cross docking trong quản trị kho bãi
• Biết cách sử dụng mã số định vị, mã số, mã vạch hàng hóa trong quản trị kho bãi 

Đến với khóa học “Quản trị kho bãi chuyên nghiệp” của Trường Đào tạo Kỹ năng Quản lý SAM để  cùng những chuyên gia của SAM cung cấp một số công cụ, nguyên tắc, phương pháp … giúp việc quản trị kho bãi vừa đảm bảo kỹ thuật và chất lượng sản phẩm, vừa an toàn, sắp xếp khoa học chuyên nghiệp hơn.

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Mọi thông tin chi tiết về khóa học, Anh/ Chị có thể liên hệ BP. Tư vấn Trường SAM qua

Số điện thoại: (08)35 178848 - 35 178849

Hoặc email: info@sam.edu.vn; tuvan@sam.edu.vn

Read More